スカウト返信率を3.2%から9.1%へ改善し半年で7名採用｜SaaS企業のスカウト代行事例

法人向けSaaSを展開するA社では、事業拡大に合わせてカスタマーサクセスと法人営業の中途採用を急いでいました。ダイレクトリクルーティング媒体は契約していたものの、人事担当者が1名で労務と兼務しており、スカウト送信は月60通が限界。結果として人材紹介への依存が続き、採用単価が膨らんでいました。

本記事では、Coreがスカウト代行として6か月間伴走した内容を、案件概要・課題・施策・結果の順に数値で紹介します。

案件概要

支援前の課題

支援開始前の3か月平均は次のとおりです。

送信数が足りず、母集団がそもそも小さい

人事担当者は給与計算や入退社手続きも担っており、候補者検索と文面作成に割ける時間は週に数時間でした。送信数が月60通では、返信率が平均的でも面談は月数件にとどまります。

誰にでも同じ文面を送っていた

スカウト文面は1種類の定型文で、候補者の経歴に触れる箇所がありませんでした。検索条件も「SaaS経験あり」の一本で、競合と同じ候補者に届いていたことも返信率が伸びない原因でした。

返信から面談までが遅い

返信があっても日程提示まで平均3日かかり、その間に他社と面談が決まって辞退されるケースが月に数件ありました。

実施した施策

1. ターゲットを3パターンに分けて再定義

活躍中の社員4名にヒアリングし、入社前の経歴を整理しました。そのうえで「SaaS業界のCS経験者」だけでなく、「法人向けコールセンターのSV経験者」「無形商材のルート営業経験者」まで対象を広げ、検索条件を3パターンに分けました。

2. 文面を4種類つくりA/Bテストを継続

パターンごとに、候補者の経歴のどこに惹かれたかを冒頭2行で伝える文面を用意しました。件名・冒頭・募集背景・面談の打診方法を変えた4種類を2週間ごとに比較し、返信率の高い型へ寄せていきました。

• 件名に職種名ではなく「任せたい役割」を入れる
• 年収レンジと働き方（リモート日数）を本文前半で明示
• 選考ではなく「30分のカジュアル面談」として打診

3. 送信数を月420通まで増やし、配信時間を最適化

Coreのスカウト担当2名で平日に分散して配信し、送信数を月420通まで引き上げました。開封ログから、返信が集中する火〜木曜の20〜22時に予約配信を寄せています。

4. 返信から24時間以内に日程を提示

返信の一次対応と日程調整をCoreが貴社名義で担当し、24時間以内に候補日を3つ提示する運用に切り替えました。面談にはA社の現場マネージャーが参加し、人事の同席は最終面接からに絞っています。

結果

支援開始から6か月後（最終月）の数値と、6か月間の累計成果です。

採用単価は、6か月間の媒体費と代行費の合計476万円を入社7名で割った数値です。人材紹介の手数料（想定年収の35%）で同じ人数を採用した場合と比べ、約1,000万円のコストを抑えられました。

入社7名の内訳は、カスタマーサクセス4名・法人営業3名。そのうち3名は、当初の検索条件では対象外だったコールセンターSV経験者とルート営業経験者です。

成果につながったポイント

1. 活躍社員の経歴からターゲットを広げ、競合と候補者を取り合わない母集団をつくった
2. 文面を1種類で固定せず、2週間ごとに数値で比較して改善を続けた
3. 返信後24時間以内の日程提示で、関心が高いうちに面談へつなげた

スカウトの設計から配信・日程調整までの支援内容は採用代行（RPO）のサービスページでご紹介しています。媒体ごとの運用のコツはGreenスカウトの返信率を高める運用法もあわせてご覧ください。